Obligation réglementaire
Archiver ses dossiers SIV dans un coffre-fort numérique. C'est obligatoire.
L'arrêté du 1ᵉʳ juillet 2025 impose l'archivage numérique des dossiers d'immatriculation. Les professionnels déjà habilités disposaient d'un délai courant jusqu'au 1ᵉʳ août 2026 pour s'y conformer. Cette page présente les principales exigences de cette obligation, son champ d'application, et la conduite à tenir en cas de retard.
Arrêté du 1ᵉʳ juillet 2025
En vigueur le 1ᵉʳ août 2025
Échéance pour les déjà habilités
1ᵉʳ août 2026
Ce que dit le texte
Trois obligations, fixées par le texte.
Un coffre-fort numérique
Les pièces du dossier d'immatriculation doivent être archivées au format numérique, dans un coffre-fort conforme aux normes de sécurité en vigueur, souscrit par le professionnel habilité.
Consultable à distance
Les services du ministère de l'Intérieur doivent pouvoir consulter le coffre-fort à distance. La préfecture contrôle sur pièces, sur place, et via cet accès (article 18-9).
Cinq ans, puis destruction
Chaque dossier est conservé cinq ans, puis détruit. Le ministère précise que ce délai court à compter de la télétransmission de l'opération dans le SIV.
Qui est concerné
Tous les professionnels habilités, quel que soit leur volume.
L'obligation s'applique à tout professionnel qui télétransmet lui-même ses dossiers dans le SIV. L'article 18-1 vise les entreprises dont l'activité principale et réelle touche à la construction, l'aménagement, l'importation, la réparation, l'achat et la vente, le financement, la location ou la destruction de véhicules, ainsi que les prestataires de services qui participent à l'immatriculation pour le compte de leurs clients (mandataires, bureaux carte grise).
Lorsque les démarches d'immatriculation sont confiées à un garage ou à un mandataire habilité, l'obligation d'archivage incombe à ce dernier.
Vous ne savez pas si vous êtes concerné ?
Quatre questions suffisent pour savoir où vous en êtes avec l'obligation d'archivage, et ce qu'il vous reste à faire.
Calendrier
Les dates à connaître.
1ᵉʳ août 2025
L'arrêté du 1ᵉʳ juillet 2025 entre en vigueur
Publié au Journal officiel le 9 juillet 2025. Toute demande d'habilitation se fait avec l'archivage en coffre-fort numérique dès le départ. Les professionnels déjà habilités ont un an pour signer un avenant.
27 juillet 2026
Un nouvel arrêté refond les conditions
L'arrêté du 21 juillet 2026 crée deux conventions (entreprise, puis établissement) et durcit les conditions d'accès : trois ans d'existence, 200 opérations sur douze mois. L'article 18-8 sur l'archivage ne change pas.
1ᵉʳ août 2026
Échéance pour les professionnels déjà habilités
Ils doivent respecter les obligations des articles 18-6, 18-8 (l'archivage) et 18-9 (les contrôles). La préfecture leur demande les justificatifs. Le texte prévoit le retrait de plein droit de l'habilitation pour ceux qui ne s'y conforment pas.
1ᵉʳ octobre 2026
Dernière échéance, sur l'activité
Les professionnels déjà habilités ont jusqu'à cette date pour justifier de la condition d'activité : trois ans d'existence pour l'entreprise et, pour chaque établissement, au moins 200 opérations d'immatriculation sur l'année écoulée. Cela ne concerne pas l'archivage.
Si votre habilitation est retirée pour une activité insuffisante, continuez à organiser vos dossiers avec Kordial Classique et préparez les justificatifs utiles à une éventuelle nouvelle demande.
Sauvegarde n'est pas archivage
La conservation d'archives papier reste autorisée, à titre complémentaire. Une sauvegarde sur disque dur, dossier partagé ou cloud grand public ne répond pas à l'exigence du texte : elle permet de restaurer des fichiers, pas de garantir leur intégrité ni leur valeur probante. Le texte impose un véritable archivage électronique, via un coffre-fort numérique conforme et consultable à distance par l'administration.
Contrôles et sanctions
Les sanctions applicables par la préfecture.
Sauf exception limitée, la préfecture est tenue de notifier le manquement et de permettre au professionnel d'y répondre avant toute décision.
Suspension ordinaire, 3 mois maximum
Prononcée à l'issue d'une procédure contradictoire : le manquement est notifié et le professionnel peut y répondre. La décision est notifiée par lettre recommandée.
Résiliation de la convention
Même procédure, et c'est la fin de l'habilitation. Motifs : obligations non respectées, changement non déclaré sous 15 jours, négligence, fraude.
Suspension en urgence, sous 48 h
Sans procédure préalable, en cas de fraude avérée, d'atteinte au système d'immatriculation ou d'atteinte aux données personnelles.
Le retrait de plein droit vise exclusivement les professionnels déjà habilités qui ne respectaient pas les nouvelles règles aux échéances de transition du 1ᵉʳ août et du 1ᵉʳ octobre 2026.
Se mettre en règle
Avec Kordial, l'archivage suit le dossier.
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Questions fréquentes
Vos questions sur l'archivage.
Sources : arrêté du 1ᵉʳ juillet 2025 (articles 18-8 et 18-9 de l'arrêté du 9 février 2009), arrêté du 21 juillet 2026 (article 11), communication de la Délégation à la sécurité routière, note de la FNA. Information générale, pas un conseil juridique : pour votre situation, rapprochez-vous de votre préfecture.